via communicatie naar verandering

10 stappen naar het sociale intranet

Het is erop of eronder voor het intranet. Als het niet socialer wordt, verdwijnt de waarde voor gebruikers. Intranetgoeroe Dion Hinchcliff schetste tijdens Intranet 2011 de 10 stappen naar een sociale intranet. Een vrije interpretatie van zijn benadering.

1. Definieer het organisatieprobleem, kies daarna de sociale technologie

De keuze voor de techniek die moet worden gebruikt voor een sociaal intranet neemt vaak religieuze vormen aan. IT-ers willen vaak Share Point omdat ze graag met één platform werken. Maar Share Point is niet het antwoord op alle problemen, al is het alleen maar omdat het achterloopt vanaf de dag dat de driejaarlijkse release te koop is. De discussie over een sociaal intranet start dus met de basale vraag ‘Wat is het probleem dat je wilt oplossen?’ Daarna selecteer je het sociale platform dat het beste past bij de vraagstukken van jouw bedrijf.

2. Begrijp waarom sociale software werkt en focus

Sociale software werkt omdat het zwakke verbanden in organisaties en netwerken versterkt. Het maakt (informele) kennisdeling mogelijk en ondervangt daarmee de ‘50 foot collaboration rule’. Deze houdt in dat medewerkers minder samenwerken naarmate ze verder dan ‘50 foot’ van elkaar af zitten. Toch zoeken ze naar informatie die ze nodig hebben om hun werk te doen. Sociale software, een sociaal intranet, ontsluit die informatie en legt verbindingen. Focus je daarop bij de (her)inrichting van jouw intranet en laat je niet afleiden door neveneffecten en nevendoelstellingen.

3.  Effectieve ‘ontsluiting en ontdekking’ van informatie en kennis is de centrale pijler

Sociale media, sociale software, maken kennis meer publiek, meer openbaar, meer beschikbaar. Daardoor doe je ‘toevallige’ ontdekkingen: je bent niet op zoek naar een bepaald artikel maar je komt het tegen en weet direct dat het kennis betreft waaraan je behoefte hebt. Hinchcliff noemt dit ‘accidental discovery’. Er zijn allerlei mogelijkheden om er voor te zorgen dat medewerkers ‘toevallig aanlopen’ tegen  informatie zij kunnen gebruiken voor hun werk. Perfectioneer die mogelijkheden want kennis en kennisdeling zijn het hart van het succesvolle sociale intranet. De basis ervoor is social analytics, het sociale kengetal.

4. Investeer in community management

Goed community management is een kritische succesfactor van het sociale intranet. Het bevordert de acceptatie en het gebruik. Het sociale intranet is een gemeenschap en een gemeenschap heeft meer nodig dan inwoners, burgers of deelnemers. Een van de belangrijkste rollen die moet worden ingevuld is de ondersteuning, maar ook de ‘politiefunctionaris’ kan niet ontbreken.

5. Ontwikkel samenwerkingsvaardigheden

Er is een aantal samenwerkingsvaardigheden dat elke sociale intranetgebruiker nodig heeft om het sociale intranet succesvol te kunnen laten worden. Een daarvan is tagging. Als gebruikers niet ‘taggen’ neemt de relevantie van het sociale intranet snel af voor de gebruikersgemeenschap. Zorg er dus voor dat mensen willen en kunnen taggen. De ervaring leert dat zij dit vooral uit eigenbelang doen. Het argument is dus dat tagging van belang is om de eigen informatie makkelijk terug te vinden, dat ze het voor zichzelf doen. Kortom, leg het uit en doe het voor!

6. Help gebruikers, het sociale intranet is een veranderingsproces

Het sociale intranet is geen klassieke software zoals ondernemingen die gewend zijn. Net als andere sociale media is er een nieuw paradigma dat niet per definitie, en zeker niet automatisch, wordt begrepen door IT, communicatie, management en gebruikers. Help ze dus. Laat zien dat de klassieke pushstrategieën moeten worden vervangen door pullstrategieën, stimuleer, coach maar geef ook leiding het veranderingsproces dat de ontwikkeling van het intranet is.

7. Kies voor het juiste platform

De keuze voor techniek volgt uit de vraag welk probleem het sociale intranet moet oplossen in de organisatie. Maar daarmee is niet gezegd dat de techniek niet van belang is. Oriënteer je goed en ga niet af op het advies van verkopers. Zij zien het sociale intranet als product, voor jouw bedrijf is het de oplossing van een probleem en een service voor medewerkers. Je kunt maximaal 1 keer fout kiezen, als het management je die leerervaring gunt tenminste!

8. Focus en voer een duidelijk beleid

Het sociale intranet is een keuze waar je achter moet gaan staan. Voer dus een duidelijk beleid. Zorg dat mensen het intranet moeten gebruiken om samen te werken. Om Hinchcliff te citeren ‘Don’t make it a second class citizen’

9. Sla de pilotfase over

De pilot is in veel Nederlandse organisaties de manier om vernieuwing van de grond te krijgen. In gecontroleerde omstandigheden leren en uitbreiden lijkt de beste manier om het sociale intranet van de grond te krijgen. Het risico van deze aanpak is dat je het volume mist om het sociale intranet succesvol te krijgen. Er komt te weinig (nieuwe) – en te langzaam – content op en er zijn te weinig gebruikers die taggen en content waarderen waardoor de relevantie van content achterblijft.

10.  Realiseer je dat het sociale intranet een gebruikersplatform is

Het sociale intranet wordt gebruikt door mensen die eigenlijk de hele dag met andere dingen bezig zijn. Hinchcliff propageert dan ook wat hij Jacob’s law noemt: design for people who spend most of their time doing something else. Deze notie heeft gevolgen voor de gehele inrichting: interface, navigatie, functionaliteiten, ontwerp. Om dit echt goed te doen is een van de pittige opgaven in het ontwikkelen van het sociale intranet.

Bron: lezingen Dion Hinchcliff Intranet en Tony Byrne, Congres Intranet 2011, 15-03-2011, met dank aan Entopic

Nancy van der VinDit artikel is geschreven door: Nancy van der Vin (66 Posts)

Filtercommunicatie wordt geleid door Nancy van der Vin (1964), een ervaren, breed inzetbare organisatieadviseur én communicatiemanager. Gespecialiseerd in communicatie bij veranderingsprocessen en reorganisaties. Een snelle denker die gemakkelijk schakelt: tussen strategie, beleid en uitvoering; tussen organisatie en communicatie. Taalgevoelige analytica die goed op koers blijft in een complexe omgeving met tegengestelde belangen. Denker én doener. Uitgebreide ervaring bij: rijks- en gemeentelijke overheden zoals politie, Belastingdienst, Douane, brancheverenigingen en gemeenten, (geestelijke) gezondheidszorg, en zakelijk dienstverlening. Enthousiast, betrokken, sociaal en overtuigend. Near native in de Engelse taal, in woord en geschrift.


Geen reactie mogelijk.